Muss ich eigentlich digitalisieren? Kann nicht alles so bleiben wie es ist? Hat doch alles bisher mehr oder weniger reibungslos funktioniert?

Fragen, die sich jeder Unternehmer in einer bestimmten Phase stellt. Doch wie bewerte ich die Situation objektiv, wenn ich mitten im Geschehen sitze?

Wir haben eine Checkliste mit einigen Anregungen und Tipps zusammengestellt, die Ihnen die Bewertung Ihres Unternehmens mit Blick auf den individuellen Digitalisierungsbedarf erleichtern soll:

Wo steht Ihr Unternehmen aktuell?

Sind Sie digital gut aufgestellt?

Haben Sie bereits Maßnahmen ergriffen, um flexibel auf immer neue Herausforderungen reagieren zu können?

Ist Ihr Unternehmen für die Zukunft gerüstet?

Auch über die nächsten drei bis fünf Jahre hinaus?

Zuerst sollte die Ist-Situation dokumentiert werden:

• Wie sieht es im Unternehmen aktuell aus?
• Wo haben sich Abläufe eingeschlichen, die zu zeitintensiv sind?
• Welche Prozesse verursachen unnötige Kosten?
• Wie kann man die Effizienz steigern?

Beleuchten Sie alle Bereiche, denn der Betrieb muss als Ganzes, als Einheit funktionieren.

Diese erste Bestandsaufnahme ist sehr wichtig für die folgenden Schritte, denn nur wer seine Ausgangssituation genau kennt, weiß was zu tun ist, um die gewünschte Ziel-Situation zu erreichen.

Oft haben wir in der Praxis erlebt, dass es Unternehmern schwer fällt, die Abläufe aus einer neutralen Perspektive zu beobachten – hier kann ein unabhängiger Berater helfen.

Wo gibt es Verbesserungsbedarf?

Nach einer eingehenden Analyse der Lage folgt der nächste Schritt: der Ausblick auf die angestrebte Ziel-Situation. Hier sollten, je nach Unternehmensgröße, alle Abteilungen ein Mitspracherecht erhalten.

Ein offenes Brainstorming bringt auch die dunkelsten Flecken innerhalb der vielleicht schon seit Jahren eingeschliffenen Abläufe zum Vorschein und dient als Ausgangspunkt für neue, frische Ideen. Hier ein paar Beispiele:

• Ist die Telefonanlage noch aktuell, entspricht sie den heutigen Anforderungen?
• Arbeiten Außendienst und Verwaltung effizient zusammen oder gibt es Verbesserungsbedarf?

Vielleicht müssen nur einige Dinge verändert werden, vielleicht benötigen Sie aber auch eine ganz neue Organisationsstruktur.

Beobachten Sie das Tagesgeschäft und suchen Sie das Gespräch mit Ihren Angestellten. Denn wer kennt die Macken der Systeme besser als die Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten?

Welche Bereiche werden priorisiert?

Nehmen Sie sich für den Anfang nicht zu viel vor.

Erstellen Sie eine Prioritätenliste der Bereiche, die von der Digitalisierung am meisten profitieren können und konzentrieren Sie sich auf ein Gebiet, z. B. Lagerwirtschaft, Rechnungswesen.

Jedoch sollten Sie trotzdem das große Ganze nicht aus dem Auge verlieren. Alles sollte so gestaltet werden, dass jederzeit flexibel auf neue Anforderungen reagiert werden kann.

Wie erreichen wir die Ziel-Situation?

Spätestens in dieser Phase sollten Sie einen erfahrenen Berater zu Rate ziehen, der Ihnen die Möglichkeiten aufzeigt, wie Sie Ihr Ziel erreichen und das Unternehmen fit für die Zukunft machen.

In diesem Schritt sollte auch die Förderfähigkeit der Projekte geprüft werden und gegebenenfalls müssen jetzt die nötigen Anträge bei den entsprechenden Bewilligungsstellen eingereicht werden.

Wie sieht es bei Ihren Mitarbeitern aus?

Jede betriebliche Veränderung muss von allen Beteiligten mitgetragen werden. Eine entscheidende Rolle spielt hier die Belegschaft.

Deshalb mein Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in Ihre Pläne ein, führen Sie offene Gespräche, lassen Sie Fragen, Zweifel und auch Kritik zu. Schaffen Sie Transparenz und geben Sie Ihren Beschäftigten das Gefühl, ein Teil des Ganzen zu sein, damit alle zusammen am selben Strang ziehen.

Gestalten Sie das Ganze interessant und bieten Sie frühzeitig entsprechende Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen an.

Wie ist es um die Datensicherheit bestellt?

Wo werden Daten gehostet? Auf einem Server, in einem Cloudspeicher oder womöglich noch in einem Aktenschrank?

Wer hat Zugriff auf die Daten und wer verwaltet die Berechtigungen und Passwörter?

Gibt es eine Datensicherung?

Einen Notfallplan?

Einen Datenschutzbeauftragten?

Eine bitkom-Studie hat ergeben, dass 61% der Befragten Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten haben. Zu Recht, denn die internen Daten eines Unternehmens sind ein kostbares Gut, das es zu beschützen gilt. Deshalb sollte diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Und wie präsentiert sich das Unternehmen nach außen?

Ist die Internetseite nur eine digitale Abbildung der Visitenkarte oder unterstreicht sie das fortschrittliche Image, das das Unternehmen anstrebt?

Die Internet-Präsenz ist das Aushängeschild, der erste Eindruck, den ein User vom Unternehmen erhält.

(Auf dieses komplexe Thema möchte ich in einem späteren Beitrag noch detaillierter eingehen.)

Mit Hilfe dieser Checkliste können Sie bewerten, wo Ihr Unternehmen aktuell steht, was verbessert werden kann und wo die Reise hingehen soll.

Sie stellt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, jedoch kann sie für die Problematik sensibilisieren und Ihnen helfen einen Einstieg in das Thema Digitalisierung zu finden.

Wenn sie weitergehende Informationen wünschen, werfen Sie doch einmal einen Blick in unser Buch: DigitalGuide – DER Reiseführer auf dem Weg in die digitale Zukunft gibt weitere interessante Einblicke in die spannende Welt der Digitalisierung.

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