Vor einigen Tagen stand ich in meiner Lieblingsbäckerei und suchte mir in der üppig gefüllten Auslage das Passende für meine kurze Pause aus. Klar, ein Kaffee zum Mitnehmen und (das sieht ja immer alles so lecker aus) ein belegtes Brötchen mit Käse. (Anm.: Ganz erwachsene Entscheidung – ich hätte lieber drei Puddingteilchen genommen.) Ich kramte in meiner Geldbörse nach Kleingeld und wollte es der Verkäuferin über die Theke reichen. Doch statt das Geld zu nehmen, zeigte sie auf einen schwarzen Kasten, der am Ende der Bedientheke stand – ihre neueste Errungenschaft: ein Cash-Terminal. Wow! Ich war begeistert. Ich warf mein Kleingeld in das Geldfach und wartete auf mein Rückgeld.
Den schönen sonnigen Herbsttag nutzte ich dann dazu es mir auf einer nahe gelegenen Parkbank bequem zu machen. Genüsslich schlürfte ich meinen Kaffee und dachte über das Cash-Terminal in der Bäckerei nach. Und was kam mir zuerst in den Sinn: Warum erstaunte mich das ganz so sehr? Schließlich erarbeite ich täglich digitale Lösungen für Unternehmen und diese beinhalten natürlich auch häufig solche Cash-Terminals oder ähnliche Bezahlsysteme. Ich glaube, es war einfach die Erkenntnis, dass Lösungen, die ich mir am Schreibtisch überlege, tatsächlich umgesetzt werden und mir und vielen anderen Menschen das Leben erleichtern.
Das Beispiel: Bäckerei
Das Bäckerhandwerk ist für mich ein sehr traditionsbehaftetes Handwerk. Bäcker stehen morgens früh auf und zaubern aus einfachen Zutaten nahrhaftes Brot und köstliche Leckereien und das schon seit Jahrhunderten. Eine nette Verkäuferin berät in der Bäckerei die Kunden und kümmert sich um die Kasse. Und so ist es auch heute noch, nur dass sich einige Betriebe Unterstützung suchen und diese finden sie in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse.
Der Kunde nimmt natürlich wahr, dass sich etwas verändert hat – er bezahlt jetzt mithilfe eines Terminals seine Brötchen, jedoch die meisten Prozesse, die im Hintergrund ablaufen, sind für ihn nicht sichtbar und für den Unternehmer und seine Mitarbeiter umso wichtiger.
Gerade für lebensmittelverarbeitende Betriebe ist Hygiene immer ein Thema und in Pandemiezeiten ist diese noch weiter in den Vordergrund gerückt. Der ständige Kontakt mit Bargeld stellt in diesem Bereich ein immenses Problem dar. Hier hilft das Cash-Terminal direkt: dadurch, dass die Mitarbeiterinnen nicht mehr mit dem Geld in Kontakt treten, wird hier ein großer Risikofaktor in Sachen Hygiene ausgemerzt.
Auch kennen Betriebe mit Tageskasse das Problem des Bargeldschwunds. Wie schnell kann es im hektischen Alltagsgeschäft passieren, dass man sich bei der Wechselgeldrückgabe verzählt und beim abendlichen Kassenabschluss dann die Ursachen für diese Differenzen sucht. Also ein weiterer Faktor, der für die Nutzung eines solchen Kassensystems spricht.
Aber diese Systeme können noch viel mehr: mithilfe einer integrierten Schnittstelle werden alle Bezahlvorgänge an das Buchhaltungssystem weitergegeben. Das löst ein weiteres Problem: die händische Eingabe entfällt, es gibt keine Medienbrüche mehr.
Mein Fazit
Mein Kaffeebecher ist leer, die Brötchentüte auch und ich bin zufrieden. Denn ich konnte mich eben selbst davon überzeugen, wie hilfreich Digitalisierung sein kann, in allen Bereichen des täglichen Lebens. Und ich kann mit meinen Lösungsideen dazu beitragen und bin auf dem richtigen Weg.
Falls diese kleine Geschichte aus meinem Alltag sie neugierig gemacht hat auf die Möglichkeiten, die die Digitalisierung auch für Ihr Unternehmen bereit hält, dann melden Sie sich gerne bei uns:
Bei diesem wunderbaren Wetter gibt es für mich nichts Schöneres, als draußen im Schatten zu sitzen und ein gutes Buch zu lesen.
Falls Sie vielleicht gerade auf der Suche nach der passenden Lektüre sind, hab ich da was für Sie:
Digital-Guide – DER Reiseführer auf dem Weg in eine digitale Zukunft
Wie wir schon häufiger erwähnt haben, ist es uns ein dringendes Bedürfnis, den abstrakten Begriff Digitalisierung mit Leben zu füllen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Digitalisierung in Ihren Unternehmen aussehen kann und Ihnen die Angst vor dem Neuen und Unbekannten nehmen.
Deshalb habe ich mich vor einiger Zeit dazu entschlossen ein Buch zu diesem Thema zu schreiben – einen Reiseführer auf dem Weg die Digitalisierung. In diesem Buch möchte ich Sie mitnehmen auf den Weg in die digitale Zukunft. Während dieser interessanten Reise zeige ich Ihnen alle wichtigen „Sehenswürdigkeiten“ am Wegesrand. Als Proviant habe ich alles in dieses Buch gepackt, was Ihr Unternehmen für einen sicheren Start in die Digitalisierung benötigt: • Anschauliche Beispiele aus der Praxis • Branchenspezifische Lösungen • Tipps und Hinweise zu staatlichen Fördermöglichkeiten • Checklisten • Strategien für eine bessere Sichtbarkeit Ihres Unternehmens Anhand zahlreicher Beispiele aus unserem Beratungsalltag möchte ich Ihnen anschaulich darstellen, wie Digitalisierungsprojekte in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden können. Mit Hilfe der übersichtlichen Checklisten und praxiserprobten Strategien können Sie Ihr Unternehmen sicher in die digitale Zukunft führen.
Ach, was gibt es für uns Frauen (und sicher auch für einige Männer) Schöneres, als sich beim Friseur mal so richtig verwöhnen zu lassen? Einfach mal für eine kurze Zeit den Alltagsstress in Form von Telefonklingeln, hektischem Hin- und Her- Gerenne vergessen und einfach nur genießen. Doch leider ist das oft nicht möglich, wie unser Beispiel zeigt:
Eine Stammkundin sitzt voller Vorfreude auf dem Stuhl im Friseursalon und ist schon gespannt auf das Ergebnis. Sie plaudert nett mit dem Friseur über dies und das. Die Stimmung ist gelöst und entspannt. Doch während der Friseur die Traumfrisur der Kundin kreiert, werden der Ablauf und das nette Gespräch ständig vom Klingeln des Telefons unterbrochen. Der Stylist legt die Schere bei Seite und eilt zum Telefon, die Kundin ist zunehmend verärgert. Sie denkt in diesem Moment vielleicht schon darüber nach, beim nächsten Mal zu einem anderen Friseur zu gehen, der ihr seine ungeteilte Aufmerksamkeit schenkt. Denn bereits die Terminvereinbarung in diesem Salon war aufwendig: Sie hat mehrfach angerufen und entweder war besetzt oder niemand ging ans Telefon.
Jede Geschichte hat zwei Seiten
Wie jede andere Geschichte, hat natürlich auch diese zwei Seiten. Einerseits die verärgerte Kundin, auf der anderen Seite den Inhaber des Friseurbetriebes. Für ihn ist die Terminvereinbarung sehr wichtig, damit die Terminbücher gut gefüllt bleiben. Deshalb möchte er keinen Anruf verpassen und so vielleicht einen Kunden an einen Mitbewerber verlieren. Doch was passiert, wenn er ans Telefon eilt und die Kundin, die er gerade bedient, warten lässt?
Wie bereits oben angesprochen, verärgert er damit seine Kundin, die eventuell auf Grund dessen nicht mehr wiederkommen und den Betrieb auch nicht an ihre Freundinnen weiterempfehlen wird. Um dieses Problem weiß auch der Friseur, denn ihm liegt die Zufriedenheit des aktuell zu bedienenden Kunden am Herzen.
Schwierige Situation – einfaches Tool
Eine schwierige Situation … aber wir haben die Lösung: ein hilfreiches Tool! Jeder Kunde, der einen Termin vereinbaren möchte, hat einen speziellen Wunsch, das Serviceangebot ist vielfältig und wird individuell auf den jeweiligen Kundenwunsch zugeschnitten, eine branchenbedingte Besonderheit, die es zu berücksichtigen gilt. Zunächst einmal spielt es keine Rolle, ob sich das Unternehmen bereits mit einer Webseite der Öffentlichkeit präsentiert oder ob es noch keine Online-Präsenz gibt, das benötigte Tool kann problemlos auch in ein bestehendes Design integriert werden. Entscheidet sich der Inhaber für die Installation dieses Tools, bietet dies zahlreiche Vorteile: – Kunden können bequem ihren Wunschtermin und die gewünschte Leistung online buchen, es ist kein Telefonanruf mehr nötig. – Der Termin erscheint automatisch im Auftragsbuch. Freie Kapazitäten und Zeiten können so effektiv geplant werden. Dies führt zu einer optimalen Auslastung und steigert die Produktivität.
Für jeden gibt´s die passende Lösung
Während des Analyse- und Planungsprozesses für diese Digitalisierungsmaßnahme hat der Inhaber die Möglichkeit, zwischen mehreren Varianten zu wählen:
Was soll passieren, wenn der Kunde einen Termin vereinbaren möchte? – Soll dies ausschließlich online möglich sein, wie oben beschrieben oder – soll es weiterhin die Möglichkeit geben, dies telefonisch zu tun?
Entscheidet er sich dafür auch weiterhin am Telefon für seine Kunden erreichbar zu sein, sind zwei Wege denkbar: – Der Kunde wird von einer Mailbox in Empfang genommen und kann sein Anliegen auf Band hinterlassen. Das System generiert einen Rückrufwunsch, den der Unternehmer oder ein Mitarbeiter übernehmen. – Der Kunde wird zu einem Call-Center weitergeleitet, das den Anruf entgegennimmt. Ein Service-Mitarbeiter vereinbart dann den Wunschtermin mit dem Kunden oder nimmt den Rückrufwunsch entgegen und pflegt dies ins System ein.
Ein Blick in die Zukunft
Unsere Lösung: Volle Terminbücher, zufriedene Kunden, kein Telefonklingeln. Wie Sie sehen, befinden wir uns in einer Spirale, die sich weiter und weiter nach oben schraubt: Optimale Produktivität und Auslastung führen zu mehr Umsatz. Jedoch kann dieses System nicht nur die Stellschaube „Umsatz“ in Ihrem Unternehmen beeinflussen, auch die andere Seite, die „Kosten“, werden in diese Rechnung mit einbezogen. Das Tool verfügt über eine Funktion, mit der Sie Ihre Produktpalette optimieren können. In der Analyse der Termine können die Aufträge nach Dienstleistungen gefiltert werden, so sehen Sie auf einen Blick welche Serviceelemente Sie in Ihrem Geschäft ausweiten sollten und welche Sie vielleicht von Ihrer Angebotsliste streichen können.
Und es geht noch mehr
Hierzu ein kleines Beispiel: Das Analyse-Tool zeigt Ihnen, dass in den letzten drei Monaten nur eine Dauerwelle gebucht wurde, im Lager stapeln sich jedoch die Produkte, die für diese Dienstleistung benötigt werden. Eine Dauerwelle gehört zu den aufwendigsten Anwendungen im Friseurhandwerk und erfordert viel Erfahrung und einen immensen Zeitaufwand. Stellen Sie nun fest, dass die Nachfrage sinkt bzw. komplett ausbleibt, können Sie zeitnah auf diese Veränderung reagieren und diese Dienstleistung zu Gunsten einer gefragteren Variante austauschen. Binden Sie nun noch Ihre Lagerhaltung an das System an, haben Sie immer die benötigten Produkte in ausreichender Stückzahl in Ihrem Salon. Apropos Produkte und Auslastung: Bezahlt der Kunde seine Dienstleistung, wird der Mitarbeiter beim Abrechnungsvorgang vom installierten System darauf aufmerksam gemacht, dem Kunden das während der Behandlung benutze Produkt anzubieten und einen Folgetermin zu vereinbaren.
Sofort greifbare Veränderung
Kleines Tool, kleine Veränderung – große Auswirkung! Um dieses Tool nutzen zu können, ist keine aufwendige Installation oder die Nutzung einer App notwendig. Es lässt sich sowohl auf Kunden- als auch auf Betreiberseite von jedem Endgerät aus bedienen. Unsere Lösung hat sich bereits vielfach in der Praxis bewährt: Die Anzahl der Anrufe Ihrer Kunden werden schon nach kürzester Zeit um 30% sinken und trotzdem bleiben Ihre Terminbücher prall gefüllt und in Ihrem Laden tummeln sich zufriedene Kunden.
Muss ich eigentlich digitalisieren? Kann nicht alles so bleiben wie es ist? Hat doch alles bisher mehr oder weniger reibungslos funktioniert?
Fragen, die sich jeder Unternehmer in einer bestimmten Phase stellt. Doch wie bewerte ich die Situation objektiv, wenn ich mitten im Geschehen sitze?
Wir haben eine Checkliste mit einigen Anregungen und Tipps zusammengestellt, die Ihnen die Bewertung Ihres Unternehmens mit Blick auf den individuellen Digitalisierungsbedarf erleichtern soll:
Wo steht Ihr Unternehmen aktuell?
Sind Sie digital gut aufgestellt?
Haben Sie bereits Maßnahmen ergriffen, um flexibel auf immer neue Herausforderungen reagieren zu können?
Ist Ihr Unternehmen für die Zukunft gerüstet?
Auch über die nächsten drei bis fünf Jahre hinaus?
Zuerst sollte die Ist-Situation dokumentiert werden:
Wie sieht es im Unternehmen aktuell aus?
Wo haben sich Abläufe eingeschlichen, die zu zeitintensiv sind?
Welche Prozesse verursachen unnötige Kosten?
Wie kann man die Effizienz steigern?
Beleuchten Sie alle Bereiche, denn der Betrieb muss als Ganzes, als Einheit funktionieren.
Diese erste Bestandsaufnahme ist sehr wichtig für die folgenden Schritte, denn nur wer seine Ausgangssituation genau kennt, weiß was zu tun ist, um die gewünschte Ziel-Situation zu erreichen.
Oft haben wir in der Praxis erlebt, dass es Unternehmern schwer fällt, die Abläufe aus einer neutralen Perspektive zu beobachten – hier kann ein unabhängiger Berater helfen.
Wo gibt es Verbesserungsbedarf?
Nach einer eingehenden Analyse der Lage folgt der nächste Schritt: der Ausblick auf die angestrebte Ziel-Situation. Hier sollten, je nach Unternehmensgröße, alle Abteilungen ein Mitspracherecht erhalten.
Ein offenes Brainstorming bringt auch die dunkelsten Flecken innerhalb der vielleicht schon seit Jahren eingeschliffenen Abläufe zum Vorschein und dient als Ausgangspunkt für neue, frische Ideen. Hier ein paar Beispiele:
Ist die Telefonanlage noch aktuell, entspricht sie den heutigen Anforderungen?
Arbeiten Außendienst und Verwaltung effizient zusammen oder gibt es Verbesserungsbedarf?
Vielleicht müssen nur einige Dinge verändert werden, vielleicht benötigen Sie aber auch eine ganz neue Organisationsstruktur.
Beobachten Sie das Tagesgeschäft und suchen Sie das Gespräch mit Ihren Angestellten. Denn wer kennt die Macken der Systeme besser als die Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten?
Welche Bereiche werden priorisiert?
Nehmen Sie sich für den Anfang nicht zu viel vor.
Erstellen Sie eine Prioritätenliste der Bereiche, die von der Digitalisierung am meisten profitieren können und konzentrieren Sie sich auf ein Gebiet, z. B. Lagerwirtschaft, Rechnungswesen.
Jedoch sollten Sie trotzdem das große Ganze nicht aus dem Auge verlieren. Alles sollte so gestaltet werden, dass jederzeit flexibel auf neue Anforderungen reagiert werden kann.
Wie erreichen wir die Ziel-Situation?
Spätestens in dieser Phase sollten Sie einen erfahrenen Berater zu Rate ziehen, der Ihnen die Möglichkeiten aufzeigt, wie Sie Ihr Ziel erreichen und das Unternehmen fit für die Zukunft machen.
In diesem Schritt sollte auch die Förderfähigkeit der Projekte geprüft werden und gegebenenfalls müssen jetzt die nötigen Anträge bei den entsprechenden Bewilligungsstellen eingereicht werden.
Wie sieht es bei Ihren Mitarbeitern aus?
Jede betriebliche Veränderung muss von allen Beteiligten mitgetragen werden. Eine entscheidende Rolle spielt hier die Belegschaft.
Deshalb mein Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in Ihre Pläne ein, führen Sie offene Gespräche, lassen Sie Fragen, Zweifel und auch Kritik zu. Schaffen Sie Transparenz und geben Sie Ihren Beschäftigten das Gefühl, ein Teil des Ganzen zu sein, damit alle zusammen am selben Strang ziehen.
Gestalten Sie das Ganze interessant und bieten Sie frühzeitig entsprechende Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen an.
Wie ist es um die Datensicherheit bestellt?
Wo werden Daten gehostet? Auf einem Server, in einem Cloudspeicher oder womöglich noch in einem Aktenschrank?
Wer hat Zugriff auf die Daten und wer verwaltet die Berechtigungen und Passwörter?
Gibt es eine Datensicherung?
Einen Notfallplan?
Einen Datenschutzbeauftragten?
Eine bitkom-Studie hat ergeben, dass 61% der Befragten Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten haben. Zu Recht, denn die internen Daten eines Unternehmens sind ein kostbares Gut, das es zu beschützen gilt. Deshalb sollte diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.
Und wie präsentiert sich das Unternehmen nach außen?
Ist die Internetseite nur eine digitale Abbildung der Visitenkarte oder unterstreicht sie das fortschrittliche Image, das das Unternehmen anstrebt?
Die Internet-Präsenz ist das Aushängeschild, der erste Eindruck, den ein User vom Unternehmen erhält.
(Auf dieses komplexe Thema möchte ich in einem späteren Beitrag noch detaillierter eingehen.)
Mit Hilfe dieser Checkliste können Sie bewerten, wo Ihr Unternehmen aktuell steht, was verbessert werden kann und wo die Reise hingehen soll.
Sie stellt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, jedoch kann sie für die Problematik sensibilisieren und Ihnen helfen einen Einstieg in das Thema Digitalisierung zu finden.
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