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„Du hast die Haare schön“ – Digitalisierung im Friseurbetrieb

von | Jun 17, 2022 | Gelebte Digitalisierung, Blick hinter die Kulissen

Ach, was gibt es für uns Frauen (und sicher auch für einige Männer) Schöneres, als sich beim Friseur mal so richtig verwöhnen zu lassen? Einfach mal für eine kurze Zeit den Alltagsstress in Form von Telefonklingeln, hektischem Hin- und Her- Gerenne vergessen und einfach nur genießen. Doch leider ist das oft nicht möglich, wie unser Beispiel zeigt:

Eine Stammkundin sitzt voller Vorfreude auf dem Stuhl im Friseursalon und ist schon gespannt auf das Ergebnis. Sie plaudert nett mit dem Friseur über dies und das. Die Stimmung ist gelöst und entspannt. Doch während der Friseur die Traumfrisur der Kundin kreiert, werden der Ablauf und das nette Gespräch ständig vom Klingeln des
Telefons unterbrochen. Der Stylist legt die Schere bei Seite und eilt zum Telefon, die Kundin ist zunehmend verärgert. Sie denkt in diesem Moment vielleicht schon darüber nach, beim nächsten Mal zu einem anderen Friseur zu gehen, der ihr seine ungeteilte Aufmerksamkeit schenkt. Denn bereits die Terminvereinbarung in diesem Salon war aufwendig: Sie hat mehrfach angerufen und entweder war besetzt oder niemand ging ans Telefon.

Jede Geschichte hat zwei Seiten

Wie jede andere Geschichte, hat natürlich auch diese zwei Seiten. Einerseits die verärgerte Kundin, auf der anderen Seite den Inhaber des Friseurbetriebes. Für ihn ist die Terminvereinbarung sehr wichtig, damit die Terminbücher gut gefüllt bleiben. Deshalb möchte er keinen Anruf verpassen und so vielleicht einen Kunden an einen Mitbewerber verlieren. Doch was passiert, wenn er ans Telefon eilt und die Kundin, die er gerade bedient, warten lässt?

Wie bereits oben angesprochen, verärgert er damit seine Kundin, die eventuell auf Grund dessen nicht mehr wiederkommen und den Betrieb auch nicht an ihre Freundinnen weiterempfehlen wird. Um dieses Problem weiß auch der Friseur, denn ihm liegt die Zufriedenheit des aktuell zu bedienenden Kunden am Herzen.

Schwierige Situation – einfaches Tool

Eine schwierige Situation … aber wir haben die Lösung: ein hilfreiches Tool!
Jeder Kunde, der einen Termin vereinbaren möchte, hat einen speziellen Wunsch, das Serviceangebot ist vielfältig und wird individuell auf den jeweiligen Kundenwunsch zugeschnitten, eine branchenbedingte Besonderheit, die es zu berücksichtigen gilt.
Zunächst einmal spielt es keine Rolle, ob sich das Unternehmen bereits mit einer Webseite der Öffentlichkeit präsentiert oder ob es noch keine Online-Präsenz gibt, das benötigte Tool kann problemlos auch in ein bestehendes Design integriert werden.
Entscheidet sich der Inhaber für die Installation dieses Tools, bietet dies zahlreiche Vorteile:
– Kunden können bequem ihren Wunschtermin und die gewünschte Leistung online buchen, es ist kein Telefonanruf mehr nötig.
– Der Termin erscheint automatisch im Auftragsbuch. Freie Kapazitäten und Zeiten können so effektiv geplant werden. Dies führt zu einer optimalen Auslastung und steigert die Produktivität.

Für jeden gibt´s die passende Lösung

Während des Analyse- und Planungsprozesses für diese Digitalisierungsmaßnahme hat der Inhaber die Möglichkeit, zwischen mehreren Varianten zu wählen:

Was soll passieren, wenn der Kunde einen Termin vereinbaren möchte?
– Soll dies ausschließlich online möglich sein, wie oben beschrieben oder
– soll es weiterhin die Möglichkeit geben, dies telefonisch zu tun?


Entscheidet er sich dafür auch weiterhin am Telefon für seine Kunden erreichbar zu sein, sind zwei Wege denkbar:
– Der Kunde wird von einer Mailbox in Empfang genommen und kann sein Anliegen auf Band hinterlassen. Das System generiert einen Rückrufwunsch, den der Unternehmer oder ein Mitarbeiter übernehmen.
– Der Kunde wird zu einem Call-Center weitergeleitet, das den Anruf entgegennimmt. Ein Service-Mitarbeiter vereinbart dann den Wunschtermin mit dem Kunden oder nimmt den Rückrufwunsch entgegen und pflegt dies ins System ein.

Ein Blick in die Zukunft

Unsere Lösung: Volle Terminbücher, zufriedene Kunden, kein Telefonklingeln.
Wie Sie sehen, befinden wir uns in einer Spirale, die sich weiter und weiter nach oben schraubt: Optimale Produktivität und Auslastung führen zu mehr Umsatz. Jedoch kann dieses System nicht nur die Stellschaube „Umsatz“ in Ihrem Unternehmen beeinflussen, auch die andere Seite, die „Kosten“, werden in diese Rechnung mit einbezogen. Das Tool verfügt über eine Funktion, mit der Sie Ihre Produktpalette optimieren können. In der Analyse der Termine können die Aufträge nach Dienstleistungen gefiltert werden, so sehen Sie auf einen Blick welche Serviceelemente Sie in Ihrem Geschäft ausweiten sollten und welche Sie vielleicht von Ihrer Angebotsliste streichen können.

Und es geht noch mehr

Hierzu ein kleines Beispiel:
Das Analyse-Tool zeigt Ihnen, dass in den letzten drei Monaten nur eine Dauerwelle gebucht wurde, im Lager stapeln sich jedoch die Produkte, die für diese Dienstleistung
benötigt werden. Eine Dauerwelle gehört zu den aufwendigsten Anwendungen im Friseurhandwerk und erfordert viel Erfahrung und einen immensen Zeitaufwand. Stellen Sie
nun fest, dass die Nachfrage sinkt bzw. komplett ausbleibt, können Sie zeitnah auf diese Veränderung reagieren und diese Dienstleistung zu Gunsten einer gefragteren
Variante austauschen.
Binden Sie nun noch Ihre Lagerhaltung an das System an, haben Sie immer die benötigten Produkte in ausreichender Stückzahl in Ihrem Salon.
Apropos Produkte und Auslastung: Bezahlt der Kunde seine Dienstleistung, wird der Mitarbeiter beim Abrechnungsvorgang vom installierten System darauf aufmerksam gemacht, dem Kunden das während der Behandlung benutze Produkt anzubieten und einen Folgetermin zu vereinbaren.

Sofort greifbare Veränderung

Kleines Tool, kleine Veränderung – große Auswirkung! Um dieses Tool nutzen zu können, ist keine aufwendige Installation oder die Nutzung einer App notwendig. Es lässt sich
sowohl auf Kunden- als auch auf Betreiberseite von jedem Endgerät aus bedienen.
Unsere Lösung hat sich bereits vielfach in der Praxis bewährt: Die Anzahl der Anrufe Ihrer Kunden werden schon nach kürzester Zeit um 30% sinken und trotzdem bleiben Ihre
Terminbücher prall gefüllt und in Ihrem Laden tummeln sich zufriedene Kunden.

Digitaler Fitness-Check für Ihr Unternehmen

von | Jun 9, 2022 | Gelebte Digitalisierung, Blick hinter die Kulissen, Unkategorisiert

Muss ich eigentlich digitalisieren? Kann nicht alles so bleiben wie es ist? Hat doch alles bisher mehr oder weniger reibungslos funktioniert?

Fragen, die sich jeder Unternehmer in einer bestimmten Phase stellt. Doch wie bewerte ich die Situation objektiv, wenn ich mitten im Geschehen sitze?

Wir haben eine Checkliste mit einigen Anregungen und Tipps zusammengestellt, die Ihnen die Bewertung Ihres Unternehmens mit Blick auf den individuellen Digitalisierungsbedarf erleichtern soll:

Wo steht Ihr Unternehmen aktuell?

Sind Sie digital gut aufgestellt?

Haben Sie bereits Maßnahmen ergriffen, um flexibel auf immer neue Herausforderungen reagieren zu können?

Ist Ihr Unternehmen für die Zukunft gerüstet?

Auch über die nächsten drei bis fünf Jahre hinaus?

Zuerst sollte die Ist-Situation dokumentiert werden:

  • Wie sieht es im Unternehmen aktuell aus?
  • Wo haben sich Abläufe eingeschlichen, die zu zeitintensiv sind?
  • Welche Prozesse verursachen unnötige Kosten?
  • Wie kann man die Effizienz steigern?

Beleuchten Sie alle Bereiche, denn der Betrieb muss als Ganzes, als Einheit funktionieren.

Diese erste Bestandsaufnahme ist sehr wichtig für die folgenden Schritte, denn nur wer seine Ausgangssituation genau kennt, weiß was zu tun ist, um die gewünschte Ziel-Situation zu erreichen.

Oft haben wir in der Praxis erlebt, dass es Unternehmern schwer fällt, die Abläufe aus einer neutralen Perspektive zu beobachten – hier kann ein unabhängiger Berater helfen.

Wo gibt es Verbesserungsbedarf?

Nach einer eingehenden Analyse der Lage folgt der nächste Schritt: der Ausblick auf die angestrebte Ziel-Situation. Hier sollten, je nach Unternehmensgröße, alle Abteilungen ein Mitspracherecht erhalten.

Ein offenes Brainstorming bringt auch die dunkelsten Flecken innerhalb der vielleicht schon seit Jahren eingeschliffenen Abläufe zum Vorschein und dient als Ausgangspunkt für neue, frische Ideen. Hier ein paar Beispiele:

  • Ist die Telefonanlage noch aktuell, entspricht sie den heutigen Anforderungen?
  • Arbeiten Außendienst und Verwaltung effizient zusammen oder gibt es Verbesserungsbedarf?

Vielleicht müssen nur einige Dinge verändert werden, vielleicht benötigen Sie aber auch eine ganz neue Organisationsstruktur.

Beobachten Sie das Tagesgeschäft und suchen Sie das Gespräch mit Ihren Angestellten. Denn wer kennt die Macken der Systeme besser als die Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten?

Welche Bereiche werden priorisiert?

Nehmen Sie sich für den Anfang nicht zu viel vor.

Erstellen Sie eine Prioritätenliste der Bereiche, die von der Digitalisierung am meisten profitieren können und konzentrieren Sie sich auf ein Gebiet, z. B. Lagerwirtschaft, Rechnungswesen.

Jedoch sollten Sie trotzdem das große Ganze nicht aus dem Auge verlieren. Alles sollte so gestaltet werden, dass jederzeit flexibel auf neue Anforderungen reagiert werden kann.

Wie erreichen wir die Ziel-Situation?

Spätestens in dieser Phase sollten Sie einen erfahrenen Berater zu Rate ziehen, der Ihnen die Möglichkeiten aufzeigt, wie Sie Ihr Ziel erreichen und das Unternehmen fit für die Zukunft machen.

In diesem Schritt sollte auch die Förderfähigkeit der Projekte geprüft werden und gegebenenfalls müssen jetzt die nötigen Anträge bei den entsprechenden Bewilligungsstellen eingereicht werden.

Wie sieht es bei Ihren Mitarbeitern aus?

Jede betriebliche Veränderung muss von allen Beteiligten mitgetragen werden. Eine entscheidende Rolle spielt hier die Belegschaft.

Deshalb mein Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in Ihre Pläne ein, führen Sie offene Gespräche, lassen Sie Fragen, Zweifel und auch Kritik zu. Schaffen Sie Transparenz und geben Sie Ihren Beschäftigten das Gefühl, ein Teil des Ganzen zu sein, damit alle zusammen am selben Strang ziehen.

Gestalten Sie das Ganze interessant und bieten Sie frühzeitig entsprechende Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen an.

Wie ist es um die Datensicherheit bestellt?

Wo werden Daten gehostet? Auf einem Server, in einem Cloudspeicher oder womöglich noch in einem Aktenschrank?

Wer hat Zugriff auf die Daten und wer verwaltet die Berechtigungen und Passwörter?

Gibt es eine Datensicherung?

Einen Notfallplan?

Einen Datenschutzbeauftragten?

Eine bitkom-Studie hat ergeben, dass 61% der Befragten Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten haben. Zu Recht, denn die internen Daten eines Unternehmens sind ein kostbares Gut, das es zu beschützen gilt. Deshalb sollte diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Und wie präsentiert sich das Unternehmen nach außen?

Ist die Internetseite nur eine digitale Abbildung der Visitenkarte oder unterstreicht sie das fortschrittliche Image, das das Unternehmen anstrebt?

Die Internet-Präsenz ist das Aushängeschild, der erste Eindruck, den ein User vom Unternehmen erhält.

(Auf dieses komplexe Thema möchte ich in einem späteren Beitrag noch detaillierter eingehen.)

Mit Hilfe dieser Checkliste können Sie bewerten, wo Ihr Unternehmen aktuell steht, was verbessert werden kann und wo die Reise hingehen soll.

Sie stellt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, jedoch kann sie für die Problematik sensibilisieren und Ihnen helfen einen Einstieg in das Thema Digitalisierung zu finden.

Wenn sie weitergehende Informationen wünschen, werfen Sie doch einmal einen Blick in unser Buch: DigitalGuide – DER Reiseführer auf dem Weg in die digitale Zukunft gibt weitere interessante Einblicke in die spannende Welt der Digitalisierung.

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